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厦门建安慈善基金会办公室日常管理规定
作者:厦门建安慈善基金会    来源:    发布时间:2014-10-10 15:26:46

厦门建安慈善基金会办公室日常管理规定

  

为加强基金会自身建设,规范日常工作,完善内部管理,提高工作效率,增强基金会的凝聚力,根据国家有关规定,结合我会实际,制定本管理制度。

一、作息制度

作息时间:上午:8:00—12:00;下午:14:00—17:30。节假日、双休日正常休息。

二、考勤制度

  (一)考勤要求及程序

  1、实行每周5天标准工作周制度。

  2、各部门人员必须自觉遵守统一规定的作息时间,按时上下班,不迟到早退,不擅离岗位,认真履行各自岗位职责。遇事需请假,一天之内报办公室审批,两天以上须报秘书长批准

  3、工作人员因公外出必须填写《工作人员公务外出登记表》,报办公室主任审批。

  (二)考勤分类:

  1、迟到。比规定上班时间晚到10分钟。每次处罚10元。

  2、早退。比规定下班时间早走10分钟。

  3、旷工。无故缺勤。

  4、请假。事假需提前一天向办公室书面请假,病假需第一时间报告办公室主任,事后两天内补写请假条备案。

  5、出差。人员出差需填写审批表,注明出差时间、地点、事由,所乘交通工具和预计出差天数。

  6、外勤。全天在外办事。人员在外办事需提前说明外出时间、办事地点、具体事宜及回归时间。

  7、每月月终,办公室依据每日考勤表进行汇总,报领导审核后,送财务室作为发放工资、福利的依据。

三、请假制度 

  (一)请假分:事假、病假、工伤假、婚假、产假、丧假等七种。

1、事假:员工因要事非本人处理不可的,可请事假。

2、病假:员工因病须检查、休养、治疗的,须持三级乙等以上医院证明(包括病历、用药发票、医生休假建议)申请病假。

3、工伤假:员工在工作期间因发生意外而致伤者,其治疗期间可请工伤假,但违反相关安全规定而致伤的除外(以事假处理)。工伤假需附有相关部门事故分析报告和三级乙等以上医院证明。

4、婚假:员工本人结婚,可请婚假。①晚婚(女23周岁,男25周岁)8天;②未达晚婚年龄3天。

5、产假:女员工在公司任职满一年者,凭准生证和医院证明享有98天的产假

6、丧假:员工因配偶、父母、子女去世,可请丧假5天;祖父母、岳父母、公公、婆婆、兄弟、姐妹去世,可请丧假2天。

7、无故缺勤以旷工论处,办公室给予批评教育,连续旷工达三天或月内旷工累计达三天者,报理事长批准给予辞退处理。

四、办公室内部

  为确保办公室及办公设备的正常使用和安全,按照“谁使用、谁管理、谁负责”的原则,力求节约资源,爱护设施,落实各项制度,明确管理责任,保持正规的办公秩序。

1、各部门人员在使用办公室及相关设备时,须对办公室的卫生和设备的维护负责,保持工作环境整洁,爱护办公室的一切物品。

  2、办公室的日常卫生、整理、由各部门自行负责。每周五下班前10分钟办公室统一安排大扫除一次。

3、 爱护公共财产,不随意损坏、丢失、浪费各种办公用品,努力降低损耗。办公室场地和财产物品不得擅自外借。遇有特殊情况,须经有关领导签字同意后方可外借,并且要登记注明所借物品,归还时间

4、使用办公室固定资产,需按照固定资产的管理规定。不得随意动用固定资产。

  5、必须重视安全保卫工作,注意防火、防盗。每天下班前认真清理文件,并将重要文件锁入文件柜;关闭门窗、电器设备及电源开关,确保安全。

  6、办公室的各种公用物品和设备应本着“优质、必要、节约”的原则,比较价格,按需购置,各部门在领取办公用品时,应先到办公室填写办公用品领取单,经本人签字方可领取。办公用品、设备只能用于工作,不能擅自为私人所用。

7、人员离开办公区域时须携带有效通讯工具,保证通信畅通。 

8、办公场所的日常保洁工作,出现卫生死角而被领导发现指正的,每次处罚10元。

9,日常工作出现重大失误或领导交办事情未能按时保质完成进行倒查的每次处罚30元。给基金会名誉带来损害或造成重大损失的每次处罚200元。

五、文电及网站管理

  为规范基金会工作程序,健全文书制度,做好基金会文件的传阅管理,结合本会实际,对文电管理作如下规定:

  1、办公室人员在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后,认真填写收文处理单,附在所传文件上,送秘书长或办公室主任提出拟办意见。

  2、按照拟办意见规定的范围,上报理事长阅批后,及时交予承办人,承办人根据拟办意见及时处理文件,并将处理结果上报以及做好文件的归档工作。

  3、需有关部门阅办的文件,由文件传送人员按领导批示送请该部门负责人阅办,阅办后及时归还。绝密文件必须专柜保管,在办公室阅读,要从严管理,单独登记送阅,阅后及时收回。

4、任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件和资料。

5、 凡以基金会名义对外发布的决定(决议)、指示、布告(通告)、通知、通报、报告(请示)、批复和公函等公文,必须由秘书长或办公室主任核稿报理事长,同意后方能对外发文。

6、基金会网站应及时更新,上级相关文件、法律、法规要及时下载,打印上报领导,新闻及活动报道需书面完成后经秘书长或办公室主任核稿才能在网站上发布,工作人员必须做好与新闻媒体报道相关的原始资料视频的收集拷贝及存档工作。网站留言需及时回复,工作人员必须每天浏览本会网站和邮箱至少两次。

7、上报领导的材料出现错别字或格式错误的,每字(次)罚款10元,超过三个字的除罚款外,所报材料予以退回重办。

六、务管理的一般原则

本基金会应当执行国家统一的会计制度,依法进行会计核算、建立健全内部会计监督制度,保证会计资料合法、真实、准确、完整。财务管理工作执行按国家规定的财务管理制度,接受监事长、业务主管部门和社团登记管理机关的监督、指导。

  1、本基金会设置现金日记账、银行日记账、捐赠物品台账和明细分类账几种主要账册以及各种必要辅助性账簿。

  2、各种账簿必须根据审核无误的原始凭证、记账凭证或汇总表等记入账,做到登记及时,内容完整。

3、财务各类原始凭证的管理做到专人保管,按月立卷,规范编号,及时存档。

4、财产管理要实行、款分别设岗。会计、出纳、不得互相兼任,且职责分明。财务专用印鉴要分人监管。

七、驾驶员管理规定

1,安全:

1)驾驶员必须严格遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》。

2)驾驶员应养成良好的生活习惯,严禁疲劳驾驶,严禁酒后开车。驾驶车辆时不准吸烟、饮食、闲谈或有其它妨碍安全行车的行为,确保用车安全。

3)驾驶员在开车前、行驶中、收车后必须做好安全例保工作,按期进行保养,使车辆长期保持良好安全的状态。

2,快捷:

1)驾驶员根据派车单执行任务,准时出车。在领导需用车时,做到随叫随到。

2)熟悉交通路线,快捷抵达目的地。

3,舒适:

1)经常保持车容整洁,为乘坐人员提供舒适的环境。

2)驾驶时应根据路况,合理配合操作好离合器、刹车和油门,做到平稳驾车,让乘坐人员有舒适感。

4,节能:

1)掌握车辆性能,熟练操作技术,努力降低油耗。

2)当天应如实做好用车记录,按月报办公室。及时分析车辆耗油情况,如有异常应及时分析并找出原因。

5,礼节:

1)保持良好的形象,上下车时应主动打招呼,开关车门,热情接待领导和客人。对外活动中主动做好领导的后勤工作,无条件听从领导的安排。

2) 非经领导邀请,不得参与领导的一切公务活动。乘车人下车办事等候时不准远离车辆和停车地点,不得在车上睡觉。

3)下班后,应将车辆停放适当地点保管,不准私自用车。无出车任务时应完成领导交办的其他事务。

八、复印机、打印机、扫描机、传真机的管理

  复印机、打印机、扫描机、传真机系贵重办公用品。本着方便工作,厉行节约,减少浪费的原则,为充分发挥设备使用效能,特制定如下管理制度:

  1.复印机、传真机、打印机由办公室统一管理,指定专人负责。

  2.管理人员应熟悉操作程序,及时维护保养,确保良好使用状态。(佳能iR2318L数码复合机、HPB8338彩色打印机和HPG2410扫描仪操作规程另附)

3.各部门因工作需要使用时,需交于办公室人员操作,不得自行使用,使用后需登记。 

九、门卫管理制度

参照门卫管理规定

 

附:本规定所交罚款,全部捐献本会作为善款处置。

 

 

2008年6月制定

2013年12月修订

                                                                    2014年10月再次修订

 

 

 

办公设备操作规程

 

一、佳能iR2318L数码复合机操作规程

佳能iR2318L数码复合机是集复印、打印、网络连接、远程控制和网络扫描等功能于一台的数字多功能复合机。

(一)基本复印操作:

1,打开主电源开关和操作面板电源开关;

2,根据液晶显示屏显示的信息按相应的按键,输入识别码和密码(已设置)

3,按【复印】;

4,放置原稿;

4-1,可放置在输稿器或稿台玻璃;

4-2,放置在稿台玻璃时,应选择放置原稿的尺寸并确认;

5,指定所需的复印设置;

6,输入所需的复印数量;

7,按【启动】;

8,复印结束,取出原稿。

(二)基本打印操作:

1,打开主电源开关和操作面板电源开关;

  2,根据液晶显示屏显示的信息按相应的按键,输入识别码和密码(已设置);

  3,通过USB电缆将执行打印的计算机连接到本机;

  4,在计算机桌面打开文档;

  5,单击【文件】菜单,选择【打印】;

6,选择打印设置;

7,开始打印;

8,打印结束,取回打印稿。

(三)基本扫描操作:

1,打开主电源开关和操作面板电源开关;

  2,根据液晶显示屏显示的信息按相应的按键,输入识别码和密码(已设置);

  3,按【扫描】;

  4,放置原稿;

5,指定所需的扫描设置;

6,单击【扫描】;

7,扫描结束,取出原稿。

(四)注意事项:

1,设备应防止阳光直射、潮湿、重压和振动。

2,经常检查电源及线路的安全。

3,如有异常应先切断电源检查,故障维修应请专业人员。

4,未列操作及一般故障排除见说明书。

二、惠普B8338彩色打印机

参照基本打印及注意事项

三、惠普G2410扫描仪

参照基本扫描及注意事项

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