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厦门建安慈善基金会档案管理规定
作者:厦门建安慈善基金会    来源:    发布时间:2013-12-22 15:30:04

厦门建安慈善基金会档案管理规定

    为了加强厦门建安慈善基金会(以下简称“基金会”)各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管,切实提高本会文书档案的综合利用效率,特制定本规定

一、档案管理部门

本基金会秘书处办公室是本会文书档案的管理部门,其主要职责如下:

1、组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。

2、认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。

3、指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。

4、负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。

5、努力提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

二、档案管理体制

1、归档范围

1)规范性文件:包括上级颁发、需要本会执行的,或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。

2)本会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。

3)本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。

4)本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

5)证件性文书资料:包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

6)财务、会计及其管理方面的文件材料。

7)员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

8)本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

9)声像制品资料:包括本会在其各种公益慈善活动活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

10)本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

2、管理部门

1)本会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案的集中管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。

2)对其他部门直接分管的各类文件、资料档案,实行分散管理。慈善项目部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理;公益项目部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理;财务负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。

3)各部门负责管理的文件、资料、图片及制度,不得随意处置,应定期交由行政管理部统一归档处理。

三、平时进档归卷

1、各部门都要建立健全平时归卷制度,及时将领导签批的文件材料收集齐全,并加以整理归卷。对处理完毕的文件材料,应

2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切,并编上条款号。

3、各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料,及时转交行政管理部集中统一进档保管。

4、行政管理部应及时将已归卷的文件材料,按照《案卷类目》放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

四、归档案卷保存

1、案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值实行归档,便于保管和利用。

2、所有归档文件材料的种类、份数,以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,应予合并立卷。绝密文电应单独立卷,少数普通文件如果与绝密文件有密切联系,也应随同绝密文件立卷。

4、对不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。

6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

7、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

8、案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案借阅利用

1、档案的利用方式

1)提供档案原件。

2)提供档案复印件。

3)提供文件索引资料。

2、档案的借阅管理

1)凡需使用档案者,均须填写《文件调阅单》,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。

2)案卷一般仅供在档案室阅看;立卷的文件、资料可外借,外借必须办理登记手续。

3)借阅期限一般不得超过10天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

4)借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

5)外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经领导批准后方可借阅,且不得带离档案室。其摘抄内容也须经领导同意,且审核后方能带出。

六、档案销毁管理

1、对已失效的档案,由档案管理人员登记造册,经相关领导共同鉴定,报理事长或秘书长批准后,按规定销毁。

2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值后,再行销毁,以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

 

厦门建安慈善基金会秘书处

201312月制定

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